Warum Sie Workations als Mitarbeiter-Benefit anbieten sollten

In diesem Beitrag nehmen wir den beliebten Trend Workation genau unter die Lupe und finden heraus, was das genau ist und welche Voraussetzungen für die richtige Umsetzung in Ihrem Unternehmen nötig sind. 

Da die Arbeit aus dem Homeoffice bei Mitarbeitenden immer noch sehr beliebt ist, gewinnt auch das Arbeiten auf Reisen immer mehr an Bedeutung. Daher führen immer mehr Unternehmen offizielle Richtlinien für die Arbeit außerhalb des Büros ein und bieten Workations als Mitarbeiter-Benefit an.

Aber was genau ist eine Workation? Ist sie tatsächlich von Vorteil für Ihre Mitarbeitenden, und wie wirkt sie sich auf das Unternehmen aus? Die Antworten finden Sie in diesem Blogpost.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine Workation? Definition & Bedeutung
  • Gibt es rechtliche Rahmenbedingungen für Workations?
• Die Vorteile einer Workation
  • Eine Workation kann helfen, Burnout zu bekämpfen
  • Workations steigern Produktivität und Kreativität
  • Workations können die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeitenden steigern
• Voraussetzungen von Workations: 5 Schritte zur richtigen Umsetzung
  • 1. Erarbeitung einer offiziellen Workation-Richtlinie
  • 2. Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen klar und deutlich
  • 3. Informieren Sie sich über Workation-Visa, Steuern und Versicherungen (und alle anderen rechtlichen Aspekte)
  • 4. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden die richtigen Tools und Technologien 
  • 5. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden aktiv, eine Workation zu machen
• Fazit: Eine Workation hat viele Vorteile für Ihre Angestellten

Was ist eine Workation? Definition & Bedeutung

Auf dem Höhepunkt der Pandemie wurde die Arbeit aus dem Homeoffice für viele Mitarbeitenden zu einer Notwendigkeit. Seit das Reisen wieder möglich ist, nutzen immer mehr Menschen die Möglichkeit, Arbeit und Reisen miteinander zu verbinden. In einer Umfrage unter mehr als 1.000 Arbeitnehmenden in den Vereinigten Staaten fand Passport Photo Online heraus, dass 94 Prozent der Befragten im Jahr 2022 und darüber hinaus eine Workation planen. Und in einer weltweiten Studie unter Mitarbeitenden in acht Ländern gaben 65 Prozent der Befragten an, dass sie im Jahr 2022 Arbeit und Reisen miteinander verbinden wollen.

Der Trend zur Workation nimmt stetig zu. Unternehmen ergreifen daher Maßnahmen, um ihren Ansatz in Bezug auf diesen Trend zu formalisieren. Ende 2021 gab PwC bekannt, dass seine Mitarbeitenden nun bis zu acht Wochen lang aus dem Ausland arbeiten können. Und erst kürzlich hat KPMG Canada die Initiative „KPMG Roam“ eingeführt, die es Mitarbeitenden ermöglicht, bis zu zwei Monate außerhalb ihrer kanadischen Heimatprovinz zu arbeiten.

Und das sind nur einige Beispiele für die schnell wachsende Zahl von Unternehmen, die auf den Workation-Zug aufspringen. Aber sind Workations wirklich gut für Ihre Mitarbeitenden und für Ihr Unternehmen? Oder gehen sie zu Lasten der eigentlichen Urlaubszeit? Mehr dazu weiter unten im Artikel.

Gibt es rechtliche Rahmenbedingungen für Workations?

In Deutschland gibt es keine spezifischen gesetzlichen Bestimmungen oder rechtlichen Rahmenbedingungen, die sich explizit auf Workations beziehen. Workations sind ein relativ neues Konzept und oft von Unternehmen und Arbeitnehmenden auf informeller Basis organisiert.

Dennoch müssen Unternehmen, die Workations für ihre Mitarbeitenden anbieten oder unterstützen, sicherstellen, dass sie alle relevanten arbeitsrechtlichen und steuerlichen Bestimmungen einhalten. Hier sind einige wichtige Punkte zu beachten:

1. Arbeitszeitgesetz (ArbZG): Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Arbeitszeit der Mitarbeitenden während einer Workation den Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes entspricht. Dies bedeutet, dass Arbeitszeiten und Ruhepausen eingehalten werden müssen.
2. Datenschutz: Wenn Mitarbeitende während einer Workation auf sensible Unternehmensdaten oder personenbezogene Daten zugreifen, müssen die Datenschutzbestimmungen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten werden.
3. Steuerliche Aspekte: Steuerliche Regelungen können komplex sein, insbesondere wenn Mitarbeitende während einer Workation in einem anderen Land arbeiten. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die steuerlichen Auswirkungen für sich selbst und ihre Mitarbeitenden verstehen und möglicherweise rechtliche Beratung in Anspruch nehmen.
4. Arbeitsverträge und Vereinbarungen: Es ist ratsam, klare Vereinbarungen zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitenden zu treffen, die die Bedingungen der Workation festlegen. Dies kann Arbeitszeiten, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und finanzielle Vereinbarungen einschließen.
5. Versicherungen: Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden während der Workation ausreichend versichert sind. Dies kann Krankenversicherung, Unfallversicherung und Haftpflichtversicherung einschließen.
6. Arbeitsschutz und Sicherheit: Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass die Arbeitsumgebung während der Workation sicher ist und den arbeitsschutzrechtlichen Anforderungen entspricht.

Da Workations ein sich entwickelndes Konzept sind, sollten Unternehmen ihre Aktivitäten ständig überprüfen und sicherstellen, dass sie den geltenden gesetzlichen Bestimmungen entsprechen.

Die Vorteile einer Workation

Auf den ersten Blick mag das Konzept der Workation widersprüchlich erscheinen. Ist es wirklich klug, die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit (weiter) zu verwischen? Sollten Sie Ihre Mitarbeitenden nicht eher dazu ermutigen, richtigen Urlaub zu nehmen und vollständig abzuschalten?

Es stimmt zwar, dass Workations keinen richtigen Urlaub ersetzen sollten, aber sie bieten den Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich bei einem Tapetenwechsel zu erholen, ohne ihren Jahresurlaub aufzubrauchen. Und obwohl Workations ein relativ neuer Trend sind, gibt es bereits zahlreiche Belege dafür, dass sie sich positiv auf das Wohlbefinden und die Leistung der Mitarbeitenden auswirken. 

Eine Workation kann helfen, Burnout zu bekämpfen

In der bereits erwähnten Umfrage von One Passport Photo stimmten 83 Prozent der Befragten zu, dass eine Workation ihnen bei der Bewältigung ihres Burnouts geholfen hat. Dieselbe Studie stellte fest, dass die Hauptmotivation für eine Workation darin bestand, „die geistigen und emotionalen Batterien wieder aufzuladen“.

Workations steigern Produktivität und Kreativität

Ein Tapetenwechsel kann Wunder bewirken, indem Mitarbeitende neue Eindrücke gewinnen, Ablenkungen reduzieren und neue Inspirationsquellen finden. 86 Prozent der Arbeitnehmenden sind der Meinung, dass eine Workation ihre Produktivität gesteigert hat, und 81 Prozent geben an, dass sie durch ihre Workation kreativer geworden sind.

Workations können die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeitenden steigern

Flexibilität ist einer der beliebtesten Mitarbeiter-Benefits (93 Prozent der Wissensarbeitenden wünschen sich Flexibilität in Bezug darauf, wann und wie sie arbeiten). Workations sind eine Möglichkeit, diesem Bedürfnis gerecht zu werden.

Unternehmen, die Workations erlauben, haben zufriedenere Mitarbeitende, die mit größerer Wahrscheinlichkeit langfristig bleiben. Nahezu 69 Prozent der Arbeitnehmenden geben an, dass sie ihren Arbeitsplatz nach einer Workation seltener kündigen würden, während rund 84 Prozent sagen, dass sie dadurch zufriedener mit ihrer Arbeit sind.

Voraussetzungen von Workations: 5 Schritte zur richtigen Umsetzung

Wie Sie sehen, bieten Workations einen enormen Nutzen für Arbeitnehmende und Unternehmen gleichermaßen. Möchten Sie Workations als Mitarbeiter-Benefit anbieten? Dann befolgen Sie diese 5 Schritte und die nötigen Voraussetzungen:

1. Erarbeitung einer offiziellen Workation-Richtlinie

Wie jedes andere Mitarbeiter-Benefit braucht es auch für Workations eine offizielle schriftliche Richtlinie. Diese sollte Folgendes beinhalten:

• Eine klare Definition dessen, was eine Workation ist und wie sie im gesamten Unternehmen verstanden werden sollte
• Die Höchstzahl der Arbeitstage, die Arbeitnehmende auf einmal nehmen dürfen (sowie die jährliche Höchstzahl, falls es eine Differenz zwischen den beiden gibt)
• Eine Liste der Länder, in denen Ihre Mitarbeitenden arbeiten dürfen
• Ein formales Verfahren zur Beantragung und Genehmigung von Workations

2. Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen klar und deutlich

Neben einer offiziellen Workation-Richtlinie ist es wichtig, genau zu kommunizieren, was von Ihren Mitarbeitenden erwartet wird, wenn sie aus dem Ausland arbeiten.

Müssen sie die gleiche Anzahl von Stunden arbeiten und an allen üblichen Meetings teilnehmen? Müssen sie ständig online sein oder können sie sich Zeit nehmen, um konzentriert zu arbeiten? Wie funktioniert die Arbeit aus einer anderen Zeitzone?

Sie können die Antworten auf diese Fragen in Ihre Richtlinie aufnehmen oder ein separates Workation Playbook mit FAQs erstellen. In jedem Fall gilt: Je mehr Klarheit Sie bieten können, desto einfacher wird es für die Mitarbeitenden, das Beste aus ihrer Workation herauszuholen.

3. Informieren Sie sich über Workation-Visa, Steuern und Versicherungen (und alle anderen rechtlichen Aspekte)

Je nachdem, wo sich der Sitz Ihres Unternehmens befindet und wohin die Workation gehen soll, können besondere Visums- und Versicherungsanforderungen sowie steuerliche Regelungen greifen. Vergewissern Sie sich, dass Sie über die rechtlichen Bestimmungen und Formalitäten, die für die Workations Ihrer Mitarbeitenden gelten, gut informiert sind, und dass Sie alle notwendigen Voraussetzungen erfüllen, bevor Sie Ihre Workation-Richtlinie festlegen und bekannt geben.

4. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden die richtigen Tools und Technologien

Wenn Ihre Mitarbeitenden eine Workation planen, müssen sie auch bestens ausgerüstet sein. Vergewissern Sie sich vor ihrer Abreise, dass sie über alle notwendigen Tools und Technologien verfügen, die sie benötigen, um ihre Arbeit in gewohnter Qualität fortzusetzen. 

Denken Sie nicht nur an die Grundausstattung (Laptop, Kommunikations-Tools und erforderliche Software), sondern auch an Extras, die den Arbeitsalltag so reibungslos wie möglich gestalten können. Das können zum Beispiel tragbare WLAN-Extender, verstellbare Laptop-Ständer, tragbare Powerbanks und Reiseadapter sein.

5. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden aktiv, eine Workation zu machen

Und nicht zuletzt sollten Sie Ihre Mitarbeitenden aktiv dazu ermutigen, dieses neue Benefit zu nutzen.

Wir haben gezeigt, wie vorteilhaft Workations sowohl für Arbeitnehmende als auch für Unternehmen sein kann: In der Regel führen sie zu einer gesteigerten Produktivität und Kreativität, mehr Engagement und einem besseren allgemeinen Wohlbefinden.

Wenn Sie können, ergreifen Sie zusätzliche Maßnahmen, um Anreize für die Mitarbeitenden zu schaffen, eine Workation zu machen. Ziehen Sie zusätzliche Benefits wie Reisegutscheine und Rabatte in Betracht und machen Sie deutlich, dass Sie bei Bedarf bei der Planung und Buchung behilflich sind.

Fazit: Eine Workation hat viele Vorteile für Ihre Angestellten

Es führt kein Weg daran vorbei: Workations werden immer mehr zum Teil unserer heutigen Gesellschaft, und Unternehmen müssen mitziehen, wenn sie mit dem Trend mithalten wollen. Diejenigen, die ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit bieten, Arbeit und Reisen zu verbinden, werden nicht nur die besten Talente anziehen und halten, sondern auch glücklichere und produktivere Mitarbeitende haben.