So perfektionieren Sie Ihren Kundenservice

Anika Wegner
von ANIKA WEGNER
Collage mit einer jungen Kundin, die voller Freude aus einem Smartphone, als Symbol von gutem Kundenservice.

12. Januar 2023

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, warum ein guter Kundenservice so wichtig für Ihr Unternehmen ist und was ihn ausmacht. Zudem geben wir Ihnen hilfreiche Tipps, wie Sie Ihren eigenen Kundendienst perfektionieren können.

Ein guter Kundenservice ist essenziell für den Erfolg eines Unternehmens. Eine ausgezeichnete Kundenbetreuung kann dazu beitragen, die Beziehung zwischen dem Unternehmen und seinen Kund:innen zu stärken und den Wert der Marke zu steigern. Mit der richtigen Strategie können Sie Ihren Kundensupport perfektionieren und sicherstellen, dass Ihre Kund:innen begeistert sind.

Doch was macht den besonderen Reiz aus? Was macht den perfekten Kundenservice aus? Wie kann man seinen eigenen Customer Service verbessern? Hier finden Sie Antworten auf diese und weitere Fragen rund um den Thema „Kundenservice“.

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Die Bedeutung von Kundenservice

Der Kundenservice ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Er ist die Schnittstelle zwischen Unternehmen und Kund:innen und hat daher einen großen Einfluss auf die Beziehung zwischen beiden.

Ein guter Kundendienst sorgt für zufriedene Kund:innen, die gerne wiederkommen und das Unternehmen weiterempfehlen. Zufriedene Kund:innen sind die beste Werbung für ein Unternehmen.

Um den Kundenservice zu verbessern, sollten Unternehmen regelmäßig Feedback von ihren Kund:innen einholen und auf dieses Feedback reagieren. So können sie sicherstellen, dass sie die Bedürfnisse ihrer Kund:innen kennen und diese Bedürfnisse auch erfüllen.


Die verschiedenen Arten von Kundenservice

Es gibt verschiedene Arten von Kundensupport, die für unterschiedliche Bedürfnisse sorgen. Einige der gängigsten sind:

  • Telefonischer Kundenservice: Dies ist einer der häufigsten Wege, um Kundenservice zu leisten. Hier wird ein Kunde oder eine Kundin mit einem Anruf in Verbindung gebracht und kann sofort mit einem Mitarbeitenden sprechen, der weiterhelfen kann.
  • Web-Chat: Dies ist eine Art von Kundenservice, die immer beliebter wird. Hier können Kund:innen ihre Fragen online stellen und sofort eine Antwort erhalten. Dies ist besonders nützlich, wenn die Person keine Zeit hat, um einen Anruf zu tätigen.
  • E-Mail: Dies ist eine weitere gängige Methode, um Kundenservice zu leisten. Hier können Kund:innen ihre Fragen per E-Mail stellen und erhalten in der Regel innerhalb von 24 Stunden eine Antwort.
  • Social Media: Inzwischen bieten viele Unternehmen auch den Service über soziale Medien an. Dies ist besonders nützlich, da es einen direkten Kontakt zwischen Unternehmen und Kund:innen ermöglicht.

Collage mit jungen Kund:innen, die mit ihren Smartphones und einem Megafon über guten Kundenservice entscheiden.



Die vier Grundsätze perfekten Kundenservices

Um aus Ihrem Customer Service das beste herauszuholen, sollten Sie diese vier Grundsätze beherzigen:

  1. Kompetenz: Der Kundenservice sollte in der Lage sein, die Fragen der Kund:innen zu deren Zufriedenheit zu beantworten. Dazu gehört auch, die nötigen Sprachkenntnisse zu haben.
  2. Freundlichkeit und Hilfsbereitschaft: Der Kundendienst sollte auch in schwierigen Situationen freundlich bleiben und hilfsbereit sein.
  3. Verlässlichkeit: Der Kundenservice sollte verlässlich sein und die Fragen der Kund:innen schnell und zuverlässig beantworten.
  4. Flexibilität: Der Kundensupport sollte flexibel sein und auf die individuellen Bedürfnisse der Kund:innen eingehen können.

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Wie geht man mit schwierigen Kundensituationen um?

Bei einer schwierigen Kundensituation sollte man zunächst ruhig bleiben und sachlich reagieren. Der Kundenservice-Mitarbeitende sollte versuchen, das Problem des Kunden oder der Kundin zu verstehen und der Person klarmachen, dass man ihr helfen will. In der Regel lösen sich schwierige Situationen von selbst, wenn man dem Gegenüber zeigt, dass man bereit ist, ihm zu weiterzuhelfen.

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Tipps zur Verbesserung Ihres eigenen Kundenservices


1. Sorgen Sie für die nötigen Ressourcen

Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Sie über ausreichende Ressourcen für Ihren Kundenservice verfügen. Es ist wichtig, dass Sie ein Team von qualifizierten Mitarbeitenden haben, die hochwertige Support-Dienstleistungen anbieten können. Dies bedeutet auch, dass jedes Teammitglied über ausreichendes Wissen über Ihr Unternehmen und seine Produkte verfügt. Stellen Sie zudem sicher, dass der Kundenservice leicht zugänglich ist, damit alle Anfragen effizient beantwortet werden können.


2. Kümmern Sie sich um Ihr Kundenservice-Team

Ein gut funktionierendes Customer-Service-Team ist die Grundlage für einen erfolgreichen Kundenservice. Es ist wichtig, dass das Team regelmäßig geschult und weitergebildet wird, damit es auf die neuesten Entwicklungen vorbereitet ist. Organisieren Sie auch regelmäßige Team-Events, damit sich Ihr Kundenservice-Team gegenseitig besser kennen und verstehen lernt und der Spaß nicht zu kurz kommt. 

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3. Treffen Sie den richtigen Ton

Darüber hinaus ist es wichtig, einen Schreibstil zu verwenden, der authentisch und überzeugend ist. Der Ton muss respektvoll sein und gleichzeitig die Bedürfnisse der Kund:innen berücksichtigen.

Durch die Verwendung von Beispielen oder Geschichten können Sie einen einprägsamen Eindruck hinterlassen, der die Marke unterstreicht und mehr Vertrauen bei den Kund:innen schafft. Auf diese Weise wird es für diese viel einfacher sein zu verstehen, warum Ihr Service besser als andere ist.

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4. Machen Sie aus dem Kundenservice eine Customer Experience

Schließlich muss der Fokus auf der Customer Experience (deutsch: Kundenerlebnis) liegen. Durch effektive Kommunikation können Sie den Zweck des Services verdeutlichen und so sicherstellen, dass sich die Erwartungen der Kund:innen erfüllen.

Um dies zu erreichen, sollten Sie sorgfältig planbare Lösungswege entwickeln und stets nach neuestem Stand der Technik arbeiten. So können Sie die Effizienz des Services maximieren und gleichzeitig ein positives Erlebnis garantieren.

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Anika Wegner, B2B Blog Editor

 

Sprache als Zugang zu anderen Kulturen ist ein Thema, das Anika sehr am Herzen liegt. Deshalb schreibt sie bei Babbel über Themen, wie Unternehmen von Sprachlernlösungen profitieren können.

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