So überwinden Sie Barrieren für eine gute Teamkommunikation

Lilly Miner
von LILLY MINER
So überwinden Sie Barrieren für eine gute Teamkommunikation

Gute Teamkommunikation lässt sich leicht in Worte fassen: klar definierte Aufgaben, Eigeninitiative und gegenseitiges Vertrauen, damit alle Teammitglieder bereit sind, Risiken einzugehen und ihr Bestes zu geben. Im Arbeitsalltag dagegen sind überflüssige Bemerkungen, unklare Ziele und zunehmende Frustration eher die Realität – Herausforderungen, die ganz neue Dimensionen annehmen, wenn sie über verschiedene Zeitzonen und Arbeitskulturen hinweg auftreten.

Eine mangelhafte Kommunikation am Arbeitsplatz kann zu einer angespannten Stimmung, unzureichenden Ergebnissen, verunsicherten Teammitgliedern und verärgerten Kund:innen führen. Wenn Teams dagegen gut miteinander kommunizieren, machen sie weniger Fehler, schaffen ein besseres Arbeitsumfeld und ermöglichen eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. 

Natürlich erfordert gute Kommunikation Arbeit und Konsequenz über einen längeren Zeitraum hinweg. Der erste Schritt besteht darin, die häufigsten Barrieren zu erkennen und sie zu überwinden. Um Sie dabei zu unterstützen, haben wir im Folgenden ein paar Leitlinien zusammengestellt. Diese können Sie im Alltag direkt umsetzen, um gezielt zu einer verbesserten Kommunikation beizutragen.

1. Definieren Sie Ziele für Ihre Meetings

Zu viele Beteiligte, Zeitdruck und Informationsflut sind die typischen Merkmale von schlechten Meetings. Am Ende gibt es meist noch offene Fragen und die nächsten Schritte sind unklar. So führt ein Mangel an Klarheit regelmäßig zu unerwünschten Nebenwirkungen.

Auch wenn negative Kommunikationsgewohnheiten manchmal tief verwurzelt scheinen, kann die Planung von Gruppen-Meetings, wie in der Projektarbeit üblich, dabei helfen, positive Veränderungen herbeizuführen. Ein einfaches Beispiel dafür wäre, gemeinsam eine konkrete Liste an Themen zu erstellen, die besprochen werden sollen. Fragen Sie Ihre Teammitglieder, ob etwas auf der Tagesordnung fehlt oder schlichtweg fehl am Platz ist.

Wenn Sie sich vorab die Zeit nehmen und bewusst überlegen, welche Themen Ihre Teammitglieder ansprechen möchten, stellen Sie von Anfang an eine einheitliche Vorgehensweise und eine klare Kommunikation sicher – auch nach Ende des Meetings.

2. Weniger Fachjargon verwenden

Es kann zwar manchmal hilfreich sein, Wissen mit Fachbegriffen zu vermitteln, doch ist die Wahl einer prägnanten und einfachen Sprache oft die beste Art der Kommunikation

Außerdem ist Fachjargon eine Barriere für Mitarbeitende mit einem anderen sprachlichen Hintergrund. Neue Mitarbeitende oder Trainees, die gerade erst zu Ihrem Team gestoßen sind, fühlen sich so möglicherweise eingeschüchtert. Die Verwendung von klaren und einfachen Begriffen ist kein Zeichen dafür, dass man sich zu wenig auskennt. Ganz im Gegenteil: Es erfordert Können, komplexe Sachverhalte vereinfacht darzustellen. Darüber hinaus profitiert auch Ihre Kundenkommunikation davon.

3. Für jedes Thema den passenden Zeitpunkt und Kanal wählen

Bei der Arbeit im Homeoffice sind die Kommunikationswege an bestimmte Software und Tools gebunden. Zu einem guten Austausch gehören auch hier alle Aspekte, die im Büro wichtig sind, zum Beispiel Timing, Wortwahl und Transparenz seitens des Managements. Online spielt dies eine noch wichtigere Rolle und die Wahl des richtigen Kanals kann für eine gute Teamkommunikation im Homeoffice entscheidend sein.

Jedes Projekt mag anders sein, aber das Management kann für seine Teams allgemeingültige Vorgaben machen. Weniger förmliche, aber dringende Mitteilungen können zum Beispiel per internem Chat-Messenger ausgetauscht werden, wichtige Informationen dagegen per E-Mail. Möglicherweise müssen Sie Vereinbarungen schriftlich festhalten oder entscheiden, ob Sie Projektabläufe unter vier Augen oder in einem Meeting besprechen wollen. Die Teamleitung kann im Einzelfall das am besten geeignete Medium auswählen, aber eine einheitliche Richtung ist der Schlüssel zu einer guten Teamkommunikation.

Weiterbildung zum Thema Kommunikation: Schulung und Fortbildung von Mitarbeitenden

Neben der Optimierung kleinerer Kommunikationssituation im Teamalltag, kann es strategisch ebenfalls sinnvoll sein, das Fortbildungsangebot Ihres Unternehmens um ein Kommunikationstraining zu erweitern. Hier wird zwischen Soft Skills und Hard Skills unterschieden, die beide eine wichtige Rolle in der Kommunikation spielen.

Hard Skills: Sprachliche Lücken mit Sprachkursen für Unternehmen schließen

Da der Trend weiterhin Richtung dezentrales Arbeiten geht und sich viele Märkte durch den elektronischen Handel ausweiten, wird die Internationalisierung der Geschäftswelt auch in Zukunft zunehmen. Für einige Unternehmen stellt die mehrsprachige und interkulturelle Kommunikation bereits jetzt einen zentralen Punkt in der Schulung und Fortbildung ihrer Mitarbeitenden dar, damit sie nicht den Anschluss verpassen. Für andere Unternehmen wiederum kann ein größerer, weltweit verstreuter Team- und Kundenstamm ungewohnte Herausforderungen mit sich bringen, die nur mit neuen Methoden und Strategien bewältigt werden können.

An jedem Arbeitsplatz sind Missverständnisse ein tägliches Risiko – und wenn Kund:innen und Mitarbeitende aus verschiedenen Kulturkreisen kommen, ist die Gefahr noch größer. Gleichzeitig ist jedoch die Chance auf eine gegenseitige Bereicherung durch Vielfalt und Integration viel ausgeprägter.

Manche Umstände sind vielleicht weniger schlimm: ein Tippfehler im Marketingtext oder länger dauernde Besprechungen, während sich die Mitarbeitenden an die neue Unternehmenssprache gewöhnen. Andere Fehler können hingegen schwerwiegender sein, wie etwa ein ungewollt schroffer oder allzu legerer Tonfall in der zweiten Sprache, der zu Spannungen führen kann, die nur schwer nachzuvollziehen sind.

Schulungen und Fortbildungen wie Sprachkurse für Unternehmen können Ihren Mitarbeitenden dabei helfen, ihr Selbstvertrauen zu stärken, bessere Kommunikationsgewohnheiten für E-Mails und Meetings zu entwickeln und die internationale Kommunikation durch sicheres Business-Englisch zu verbessern.

Obwohl Fremdsprachenkenntnisse im Lebenslauf oft als „Hard Skills“ aufgeführt werden, erfordert das Erlernen von Sprachen auch die Entwicklung wichtiger „Soft Skills“. Vor Publikum zu sprechen, Feedback zu geben oder zu erhalten sowie Fehler zu machen, sind Kompetenzen, die durch das Erlernen von Sprachen automatisch gefördert werden. Auch die Ermutigung von Teammitgliedern mit einem niedrigeren Sprachniveau in der Unternehmenssprache kann ein wichtiger Aspekt eines positiven Arbeitsumfelds sein.

Soft Skills: Aktives Zuhören und Sprechen vor Publikum üben

Eine gute Teamkommunikation beruht auf Gegenseitigkeit, und Zuhören ist genauso wichtig wie Sprechen. Wenn Sie Ihr Team zu Feedback ermutigen, traut es sich eher, offene Fragen zu klären und Missverständnisse zu erkennen, bevor sie zu einem Problem werden.

Aktives Zuhören ist ein Soft Skill, der schwer zu beherrschen ist. Denn er setzt viele Feinheiten voraus, die sich je nach Kultur und Kommunikationsstil unterscheiden können. Noch schwieriger ist dies bei Videotelefonaten, bei denen unerwartete Schwierigkeiten wie technische Probleme auftreten können. Mit einigen grundlegenden Taktiken können sich die Teammitglieder gegenseitig bestätigen, dass sie zuhören, zum Beispiel:

  • Single-Tasking: das eigentliche Gespräch in den Mittelpunkt der Aufmerksamkeit stellen
  • Blickkontakt halten und körperliche Signale senden
  • Unterbrechungen vermeiden, indem man die Hand hebt
  • Die Aussage des Vortragenden zusammenfassend wiedergeben
  • Bei Bedarf klärende Fragen stellen

Abgesehen von der ohnehin schon schwierigen Aufgabe, einen reibungslosen Austausch zwischen denen, die sprechen, und denen, die zuhören, zu ermöglichen, scheint eine mehrsprachige Belegschaft eine neue Dimension der Komplexität mit sich zu bringen. Allerdings sollte man auch berücksichtigen, dass sowohl diejenigen, die eine neue Sprache lernen, als auch diejenigen, die bereits eine Zweit- oder Drittsprache beherrschen, beim aktiven Zuhören und Sprechen in ihrer Zielsprache jedes Mal an ihren Sprachkenntnissen feilen.

Mehrsprachigkeit stellt für Ihr Team nicht nur einen Mehrwert für grenzübergreifende Geschäftsvorgänge dar. Sie bereichert auch die zwischenmenschlichen Kompetenzen, die die Produktivität steigern und zu einer guten Teamkommunikation führen.

Lilly Miner, Spezialistin für interne Kommunikation und Unternehmenskultur

 

Lilly beschäftigt sich mit diversen Lernmethoden. Ob Blended Learning oder online – besonders wichtig ist ihr die Motivation der Lernenden.

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